Meille Finland Relocation Servicesillä on tärkeää, että voit luottaa meidän käsittelevän henkilötietojasi huolellisesti, läpinäkyvästi ja yksityisyyden suojastasi huolehtien. Noudatamme henkilötietoja käsitellessä tarkoin EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muuta tietosuojalainsäädäntöä, sekä otamme kaikessa toiminnassamme huomioon hyvät tietosuojakäytänteet.
Oy Finland Relocation Services Ab Ltd.
0969875-9
dataprotection@finlandrelocation.com
Finland Relocation Services (jäljempänä ’FRS’) kerää ja käsittelee henkilötietoja toteuttaakseen relokaatiopalveluita. Usein FRS on tietojenkäsittelijän roolissa, ja toimii rekisterinpitäjän lukuun. FRS voi toimia myös itse rekisterinpitäjänä.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tiedon minimoinnin periaatetta, joten tietoja kerätään aina vain sen verran, mitä tietojen käyttötarkoitus edellyttää. Näet alta listan henkilötietotyypeistä, joita kutakin tarkoitusta varten käsitellään.
Sisäinen viestintä ja asiakastyytyväisyyskysely
· nimi
· sähköpostiosoite
· puhelinnumero
· työnantaja
Väliaikaisen majoituksen varaaminen
· nimi
· puhelinnumero
· sähköpostiosoite
Lupahaku, paikallisrekisteröinnit ja pankkitilin avaus
· nimi
· kotiosoite
· osoite Suomessa
· sähköpostiosoite
· puhelinnumero
· kansalaisuus
· syntymäaika
· syntymäpaikka
· henkilötunnus
· sukupuoli
· ammatti
· koulutustausta
· parisuhdestatus/avioliittoa koskevat tiedot/muut perhetiedot
· tulo- ja varallisuustiedot
· työtä koskevat tiedot
· maahanmuuttoon liittyvät tiedot
· lähtömaan veronumero/verotunniste (vain verokortin haun yhteydessä)
· äidinkieli
· muu mahdollinen vaadittu sensitiivinen tieto
Vuokra-asunnon hankinta ja siihen liittyvien sopimusten tekeminen
· Nimi
· sähköpostiosoite
· puhelinnumero
· osoite
· henkilötunnus
· passinumero (joissain tapauksissa)
· kansalaisuus
· perheen tiedot (asukkaiden määrä)
· tulo- ja varallisuustiedot
· työtä koskevat tiedot
· vuokrasopimus
Koulu- ja päiväkotihaku
· nimi (vanhempien ja lapsen)
· puhelinnumero (vanhempien)
· sähköpostiosoite (vanhempien)
· osoite
· kielitaito (lapsen)
· koulutausta (lapsen)
Lähtöjärjestelyt
· nimi
· puhelinnumero
· sähköpostiosoite
· osoite
· henkilötunnus
Lisäksi Orientaatio ja Puolison tuki -palvelumme saatavat vaatia muiden kuin yllä mainittujen henkilötietojen käsittelyä tapauskohtaisesti.Mikäli asiakkaamme kanssa samaan aikaan muuttaa puoliso ja/tai muuta perhettä, käsittelemme osaa yllä olevista henkilötiedoista myös heidän osaltaan siltä osin kuin on tarpeellista.
Erityisillä henkilötietoryhmillä, eli ns. ”sensitiivisillä tiedoilla” tarkoitetaan sellaisia tietoja, joista ilmenee esimerkiksi rekisteröidyn etninen alkuperä, uskonnollinen vakaumus tai terveyttä koskeva tila. Noudatamme erityisten henkilötietojen käsittelyssä äärimmäistä huolellisuutta, eikä niitä luovuteta tai siirretä kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn henkilön suostumusta.
Tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee pohjautua johonkin yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritettyyn oikeusperusteeseen.
Meillä FRS:llä asiakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen ja oikeutettuun etuun. Suostumukseen perustuvaa käsittelyä on muun muassa lupahakuun, paikallisrekisteröinteihin ja pankkitilin avaukseen liittyvät relokaatiopalvelut. Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä taas on muun muassa sisäinen viestintä ja asiakastyytyväisyyskysely.
Emme myy, vuokraa tai muutenkaan paljasta tarpeettomasti henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille.
5.1. Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietojen luovutuksella tarkoitetaan tilannetta, jossa henkilötietoja annetaan jollekin kolmannelle osapuolelle, joka käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa. FRS luovuttaa asiakkaidensa henkilötietoja toteuttaakseen relokaatiopalveluita seuraaville tahoille:
· Viranomaiset (esim. Maahanmuuttovirasto)
· Majoituksen tarjoajat
· Vuokranantajat ja vuokra-asuntojen välittäjät
· Pankit ja vakuutusyhtiöt
· Sähkö-, energia- ja nettiyhtiöt
· Koulut ja päiväkodit
· Muutto- ja siivousyritykset
Joissakin tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa myös Bravedo-konsernin muille yrityksille. Henkilötietoja luovutetaan tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti ainoastaan sen verran, mikä on tarpeen ja vain silloin, kun tietojen luovutus on välttämätön palvelun toteutuksen kannalta.
5.2. Henkilötietojen siirrot
Henkilötietojen siirrolla tarkoitetaan tilannetta, jossa rekisterinpitäjä antaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle käsiteltäväksi rekisterinpitäjän lukuun. FRS käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joille henkilötietoja siirretään palvelun toteuttamista varten.
5.3. Luovutukset ja siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle
Osa palveluntarjoajistamme säilyttää ja käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, mahdollisesti myös Yhdysvalloissa. Olemme sopimuksilla ja muilla keinoilla varmistaneet, että käyttämämme palveluntarjoajat takaavat riittävän tietosuojan tason henkilötietoja käsitellessä.
Suojaamme henkilötietojasi väärinkäytöltä asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Esimerkkejä näistä keinoista ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, varmuuskopioiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.
Automaattisella päätöksenteolla tarkoitetaan henkilötietoihin perustuvaa, esim. algoritmin toteuttamaa päätöksentekoa, joka vaikuttaa rekisteröityyn merkittävästi. Henkilötietojesi käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa.
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käsittelylle määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.
Säilytämme asiakkaidemme henkilötietoja pääsääntöisesti 5 vuotta tietojen keräämisestä alkaen.
9.1. Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
Olet oikeutettu saamaan tietoja henkilötietojesi käsittelystä tiiviissä, läpinäkyvässä ja helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa.
Tämän tietosuojaselosteen on tarkoitus toteuttaa tiedonsaantioikeuttasi, ja auttaa sinua ymmärtämään miten ja miksi käsittelemme henkilötietojasi. Mikäli koet ettei tämä seloste vastaa kaikkiin kysymyksiisi, saat lisätietoa tietojesi käsittelystä olemalla yhteydessä meihin.
9.2. Oikeus saada tutustua tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Näin sinulla on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Sinulla on myös oikeus pyytää jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tietopyynnön tekemiseen löydät ohjeet osiosta ”Oikeuksien käyttäminen”.
9.3. Oikeus oikaista tietoja
Sinulla on oikeus vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisua tai korjaamista. Me pyrimme pitämään henkilötietosi ajan tasalla ja päivittämään niitä tarvittaessa. Jos huomaat että meillä on sinusta virheellisiä tai epätarkkoja henkilötietoja, voit pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään niitä.
9.4. Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan itseäsi koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Näin voi tapahtua, jos esimerkiksi tahdot peruuttaa antamasi suostumuksen, henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä kerättiin, tai jos henkilötietojen käsittely on lainvastaista.
9.5. Oikeus peruuttaa suostumus
Kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, on sinulla milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, henkilötietojesi käsittelyä tai säilyttämistä ei enää jatketa, ellei jokin toinen oikeusperuste (kuten lakisääteinen velvoite) sovellu henkilötietojen käsittelyyn. Mikäli olet antanut meille suostumuksen käsitellä alaikäisen lapsesi henkilötietoja, voi hän täytettyään 18 vuotta peruuttaa tämän suostumuksen. Suostumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä meihin.
9.6. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain
· Suostumuksellasi
· Oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
· Toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
· Tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.
Oikeus on olemassa seuraavissa tilanteissa:
· Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajataan ajaksi, jonka kuluessa paikkansapitävyys selvitetään
· Käsittely on lainvastaista, mutta tietojen poistamisen sijaan vaadit niiden käytön rajoittamista
· Me emme enää tarvitsisi henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta tarvitset niitä itse oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
· Olet vastustanut rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja odotetaan sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut
9.7. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Lisäksi olemme velvollisia halutessasi siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tällainen oikeus on olemassa silloin, kun käsittelemme tietoja suostumuksesi tai sopimuksen perusteella.
9.8. Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, eli pyytää ettei niitä käsiteltäisi ollenkaan. Kun tietojasi käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella.
Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jo
· Voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai
· Käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
9.9. Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle
Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli uskot, että rikomme sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä esimerkiksi
tilanteessa, jossa tässä selosteessa kuvattuja rekisteröidyn oikeuksiasi ei toteuteta asianmukaisesti. Suomessa tietosuojaa koskevana valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Mikäli sinulla on kysymyksiä yllä mainittuihin oikeuksiisi liittyen, tai haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuttasi, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen dataprotection@finlandrelocation.com.
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta, mutta tietyissä lain määrittämissä poikkeustapauksissa (esimerkiksi pyytäessäsi tiedoistasi useita kopioita) saatamme pyytää sinulta etukäteen pyynnön toteuttamisen kustannuksia vastaavan maksun.
Vastaamme kaikkiin pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta ja kerromme mihin toimenpiteisiin olemme pyyntösi johdosta ryhtyneet. Mikäli joudumme kieltäytymään pyynnöstäsi, ilmoitamme sinulle kieltäytymisestä ja sen perusteista viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Saatamme joskus tarvita käsittelyyn lisäaikaa. Ilmoitamme tällöin lisäajan tarpeesta ja perusteista viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli haluat tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, löydät lisätietoja Tietosuojavaltuutetun sivuilta.
Koska kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, muutamme myös aika ajoin tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että vierailet tällä tietosuojaselostesivulla aika ajoin muutoksien huomaamiseksi.
Tehdyt päivitykset
Helmikuu 2023
Uusien nettisivujen julkaiseminen ja uuden kattavamman tietosuojaselosteen julkaisu.